Sincronizando bibliotecas do SharePoint Online com o novo cliente do OneDrive

Há alguns meses a Microsoft atualizou o cliente do OneDrive. Nessa atualização, ela consolidou as duas versões de cliente (Personal e Business), fazendo com que agora todas as necessidades de sincronização de arquivos – inclusive aqueles em bibliotecas do SharePoint – estejam a cargo de um cliente mais moderno e que, finalmente, funciona direito.

Entretanto, o processo de transição do OneDrive for Business (o cliente antigo) para o novo OneDrive não é muito óbvio, o que pode gerar alguma confusão. Eis aqui uma dica para resolver um problema que encontrei nesse processo: a não-sincronização de bibliotecas do SharePoint Online (Office 365).

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Faça backup automático de documentos com OneDrive

A Microsoft oferece dois serviços de armazenamento de arquivos em nuvem – OneDrive (também chamado de OneDrive Pessoal) e OneDrive for Business. Apesar do nome parecido, foram por muito tempo duas coisas completamente diferentes.

Usuários domésticos tipicamente utilizam o OneDrive, ao passo que aqueles que usam o Office 365 em suas empresas têm também o OneDrive for Business (OD4B) à disposição. O curioso – e vejo isso acontecer o tempo todo, tanto na Lambda3 quanto em clientes – é que muitos usuários do Office 365 nem sequer sabem que o OneDrive for Business existe. E quando sabem de sua existência, não sabem para quê serve.

Bem, neste post quero compartilhar uma ideia bem bacana de como usar o OneDrive (qualquer um dos dois!) para sincronizar seus documentos com a nuvem, de modo a ter não apenas um backup de seus arquivos mas também poder acessá-los de qualquer lugar.

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Como evitar o erro de “Bookmark not defined” no Word

Aqui na Lambda3 somos ávidos usuários de Word. E um dos usos mais comuns é para a confecção de propostas técnicas/comerciais para nossos clientes. Nosso fluxo de trabalho típico é:

  1. Criamos um novo documento no Word, a partir do modelo de propostas (tipicamente usando uma proposta existente como referência);
  2. Fazemos as alterações necessárias, de acordo com o escopo da nova proposta;
  3. Salvamos o documento do Word no SharePoint; e
  4. Geramos um PDF para envio ao cliente.

O problema

O sumário (“índice”) da nossa proposta usa o recurso de Sumário (Table of Contents) do Word, gerando as entradas automaticamente a partir dos cabeçalhos das seções. Só tem um porém: como usamos uma proposta pré-existente como ponto de partida, o sumário (que já existia no documento anterior) perde a sincronia com o conteúdo do novo documento. E se o autor do documento se esquecer de ir até o sumário e o atualizar (pressionando F9), ao gerar o PDF teremos o infame “Bookmark not defined”:

PDF com erro de "Bookmark not defined" no sumário
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A solução

Seria muito legal se pudéssemos configurar o Word para atualizar automaticamente o sumário, não?

A resposta é mais simples do que imaginamos: Vá em File | Options | Display (Arquivo | Opções | Exibir) e selecione a opção Update fields before printing (Atualizar campos antes de imprimir). Apesar de parecer que só ele só atualizaria os campos no instante de imprimir, o processo de geração de PDFs do Word é como se fosse uma impressão. Ou seja, o comando Salvar Como para gerar um PDF vai disparar a atualização dos campos e sincronizar automaticamente o sumário com o conteúdo atual documento. Pronto, está feita a mágica! 😉

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Um abraço,
    Igor

Sim, SharePoint é legal. E SharePoint Online é mais legal ainda!

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Bom, vou começar este post encarando os fatos: o SharePoint tem uma má reputação. Na verdade, acho que talvez esteja mais para *péssima* reputação…

Quer saber minha opinião? Essa reputação já foi justificada, mas hoje permanece muito mais por “câmara de eco” que qualquer outra coisa.

Uma característica do SharePoint, entretanto, é indiscutível: ele não é simples de ser instalado/mantido. Só porque há um assistente de instalação com seu já famoso (e perigoso) Next-Next-Finish não quer dizer que eu não precise de alguém especializado na ferramenta, em especial para as implantações de larga escala. Acredite, você *vai* precisar de ajuda. E é isso que deixa o SharePoint Online muito mais interessante!

O SharePoint Online (parte integrante do Office 365) é uma instalação de SharePoint que é mantida para você pela Microsoft. Ou seja, nenhuma dor de cabeça com instalação ou manutenção. É só sair usando! Essa conveniência estimulou o uso interno do SharePoint aqui na Lambda3. Hoje estamos num processo para mover cada vez mais conteúdo interno para nosso SharePoint Online.

Mas o que é o SharePoint?

O Microsoft SharePoint Server é um produto da Microsoft que foi concebido no fim dos anos 90 a fim de facilitar dois cenários comuns (e, à época, bem complicados) na Web:

  1. Criação rápida de páginas Web: Como uma evolução do FrontPage Extensions, o SharePoint oferecia um mecanismo simples para publicação, edição e hospedagem de páginas Web;
  2. Compartilhamento de documentos: Usuários de Windows já estavam mais que acostumados com o conceito de compartilhamento de arquivos (“file share”). Contudo, o protocolo SMB (usado pelo Windows para o compartilhamento de arquivos) não é adequado para uso público na Internet. Para isso foi criado um protocolo mais adequado, baseado em HTTP: o WebDAV. Tirando proveito desse protocolo (e do acesso transparente que o Windows oferece para WebDAV), o SharePoint permitiu que se criasse um “compartilhamento de rede na Web”.

Para que serve o SharePoint?

O SharePoint é tipicamente usado para:

  • Criação de Portais de Intranets: Este é, de longe, o uso mais comumente associado ao SharePoint. Inúmeras empresas usam o SharePoint como seu portal de intranet, oferecendo um lugar centralizado para compartilhamento de conteúdo entre seus funcionários;
  • Criação de Extranets: De certa forma, a extranet é uma extensão da intranet para pessoas externas à empresa (como cliente e/ou fornecedores). O SharePoint oferece mecanismos que permitem URLs e mecanismos de autenticação distintos para usuários internos e externos, facilitando a comunicação com o mundo exterior;
  • Gestão de Documentos e Conteúdo: O SharePoint tem recursos que facilitam enormemente a gestão de documentos – como suporte a workflows e versionamento de documentos, além do acesso pelo browser ou por WebDAV;
  • Sites de internet (“institucionais”): Usar o SharePoint como um CMS (Content Management System) pode tornar a manutenção de seu site institucional ainda mais simples. A publicação de novos conteúdos deixa de ser um trabalho do time de desenvolvimento (que precisava atualizar arquivos HTML e afins para depois publicá-los no servidor) e passa a ser uma atribuição direta das áreas de negócios (tipicamente do time de Marketing);
  • Plataforma de Desenvolvimento: O SharePoint evoluiu de um simples armazém de documentos para uma plataforma de desenvolvimento, baseada em ASP.NET (server-side) e HTML5+JS (client-side). Dá para construir soluções bem bacanas usando o SharePoint como base e, assim, evitar de se reescrever a roda em coisas como autenticação, autorização, armazenagem de documentos, workflow

SharePoint na Lambda3

Hoje estamos usando o SharePoint Online como nossa “intranet” e estamos conduzindo um estudo de viabilidade de uso do SharePoint como nosso site institucional. Porém, ainda temos um trabalho de disseminação de conteúdo para que todos na empresa possam aprender a tirar o melhor proveito do SharePoint. Por isso me ofereci para fazer uma sessão de brown bag sobre o SharePoint para o time da Lambda3. Vamos ver como vai se desenrolar. Depois compartilho com vocês!

Para saber mais

A Microsoft tem um portal de treinamentos online de SharePoint, disponível em http://msdn.microsoft.com/en-us/sharepoint/aa905692.aspx. Se quiser aprender a desenvolver soluções baseadas em SharePoint, sugiro o SharePoint Dev Center em http://msdn.microsoft.com/en-us/sharepoint/aa905688.aspx.

Um abraço,
Igor