Como salvar rascunhos no SharePoint

image Recentemente recebi uma pergunta no Yammer que, ainda que aparentemente simples, mereceu virar um post.

(Aliás, um breve parêntese: você conhece o Yammer? Não?! Pois devia. É uma ferramenta muito, mas muito bacana para colaboração interna. Estamos usando aqui na Lambda3 e estamos bem satisfeitos. Mas isso é assunto prum outro post… Smile)

A pergunta (feita pelo Fernando) foi:

Tela do Yammer
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Bem, então vamos lá:

Antes de mais nada, é importante entender que toda biblioteca de documentos do SharePoint é versionável, ou seja, é possível pedir ao SharePoint que ele mantenha um histórico de versões cada vez que se faz uma alteração.

Quer ver como funciona? Comece acessando as Configurações da Biblioteca (no meu exemplo, a biblioteca de documentos em questão é a Wiki):

Acessando as Configurações da Biblioteca Wiki
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Agora, clique em Configurações com controle de versão:

Opção de Configuraões do controle de versão
360

O SharePoint oferece três modelos de versionamento:

  1. Sem versionamento: Cada vez que você salva um arquivo, ele sobrescreve a versão anterior. Não é mantido nenhum tipo de histórico. Se você tem uma biblioteca de documentos alterados com frequência – e para a qual o versionamento não é importante – desligar o versionamento ajuda a economizar espaço em disco;
  2. Criar versões principais: Neste modelo, cada vez que você salva um arquivo ele substitui o anterior. Este, por sua vez, vai para o histórico de versões. Assim, você pode comparar versões ou até mesmo restaurar uma versão anterior. Essa é a configuração padrão de bibliotecas Wiki;
  3. Criar versões principais e secundárias: Parecido com o modelo anterior, a diferença é que salvar um arquivo não substitui automaticamente o anterior. Ao invés disso, é criado um novo rascunho. Cada vez que você salva o arquivo, gera uma nova versão do rascunho. Apenas quando você clicar em “Salvar e Publicar” é que o arquivo anterior é substituído e armazenado no controle de versão.

Tela de configuração de opções do controle de versão do SharePoint
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Agora, o Fernando consegue fazer o que ele queria: pode editar as páginas do Wiki da Lambda3 à vontade, salvando os rascunhos sempre que necessário. Quando ele estiver satisfeito, basta clicar em Salvar e Publicar:

Editor de páginas Wiki com botão Salvar e Publicar
338

 

Um abraço,
    Igor

Implementando listas “write-only” no SharePoint

Recentemente recebi a incumbência de ajudar a Sabrina a solicitar a atualização dos dados pessoais do time da Lambda3. Sabe aquela necessidade típica do Administrativo, como “dados bancários, contatos pessoais etc.”?

Quando ela me perguntou a melhor maneira de fazer isso, minha resposta foi “põe no SharePoint”.

Só que falar é fácil Smile.

Criar uma lista no SharePoint e pedir para que as pessoas digitem seus próprios dados é a parte fácil. O problema a se resolver era como garantir a privacidade das pessoas? Em outras palavras: ao criar uma lista self-service, as pessoas veriam os dados pessoais uns dos outros. Por respeito à privacidade – e por uma questão de segurança – esse modelo está aquém do ideal. O melhor seria se pudéssemos criar uma lista write-only: as pessoas poderiam criar e editar apenas seus próprios itens, sem acesso aos itens dos outros. Assim temos a conveniência de cada um poder preencher seus dados mas sem a exposição de todos verem a lista inteira.

Mas como fazer isso?

Acredite, é ainda mais simples do que parece. No SharePoint 2013 (que é o que usamos aqui na Lambda3) basta acessar as Configurações da Lista e ir em Configurações Avançadas:

Tela de Configuraçoes Avançadas
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Repare que há duas opções que atendem prontamente ao que precisamos: no acesso de leitura, limito os itens aos criados pelo próprio usuário. Já na escrita, os usuários podem criar itens e editar seus próprios itens.

Simples assim!

 

Um abraço,
    Igor

Sim, SharePoint é legal. E SharePoint Online é mais legal ainda!

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Bom, vou começar este post encarando os fatos: o SharePoint tem uma má reputação. Na verdade, acho que talvez esteja mais para *péssima* reputação…

Quer saber minha opinião? Essa reputação já foi justificada, mas hoje permanece muito mais por “câmara de eco” que qualquer outra coisa.

Uma característica do SharePoint, entretanto, é indiscutível: ele não é simples de ser instalado/mantido. Só porque há um assistente de instalação com seu já famoso (e perigoso) Next-Next-Finish não quer dizer que eu não precise de alguém especializado na ferramenta, em especial para as implantações de larga escala. Acredite, você *vai* precisar de ajuda. E é isso que deixa o SharePoint Online muito mais interessante!

O SharePoint Online (parte integrante do Office 365) é uma instalação de SharePoint que é mantida para você pela Microsoft. Ou seja, nenhuma dor de cabeça com instalação ou manutenção. É só sair usando! Essa conveniência estimulou o uso interno do SharePoint aqui na Lambda3. Hoje estamos num processo para mover cada vez mais conteúdo interno para nosso SharePoint Online.

Mas o que é o SharePoint?

O Microsoft SharePoint Server é um produto da Microsoft que foi concebido no fim dos anos 90 a fim de facilitar dois cenários comuns (e, à época, bem complicados) na Web:

  1. Criação rápida de páginas Web: Como uma evolução do FrontPage Extensions, o SharePoint oferecia um mecanismo simples para publicação, edição e hospedagem de páginas Web;
  2. Compartilhamento de documentos: Usuários de Windows já estavam mais que acostumados com o conceito de compartilhamento de arquivos (“file share”). Contudo, o protocolo SMB (usado pelo Windows para o compartilhamento de arquivos) não é adequado para uso público na Internet. Para isso foi criado um protocolo mais adequado, baseado em HTTP: o WebDAV. Tirando proveito desse protocolo (e do acesso transparente que o Windows oferece para WebDAV), o SharePoint permitiu que se criasse um “compartilhamento de rede na Web”.

Para que serve o SharePoint?

O SharePoint é tipicamente usado para:

  • Criação de Portais de Intranets: Este é, de longe, o uso mais comumente associado ao SharePoint. Inúmeras empresas usam o SharePoint como seu portal de intranet, oferecendo um lugar centralizado para compartilhamento de conteúdo entre seus funcionários;
  • Criação de Extranets: De certa forma, a extranet é uma extensão da intranet para pessoas externas à empresa (como cliente e/ou fornecedores). O SharePoint oferece mecanismos que permitem URLs e mecanismos de autenticação distintos para usuários internos e externos, facilitando a comunicação com o mundo exterior;
  • Gestão de Documentos e Conteúdo: O SharePoint tem recursos que facilitam enormemente a gestão de documentos – como suporte a workflows e versionamento de documentos, além do acesso pelo browser ou por WebDAV;
  • Sites de internet (“institucionais”): Usar o SharePoint como um CMS (Content Management System) pode tornar a manutenção de seu site institucional ainda mais simples. A publicação de novos conteúdos deixa de ser um trabalho do time de desenvolvimento (que precisava atualizar arquivos HTML e afins para depois publicá-los no servidor) e passa a ser uma atribuição direta das áreas de negócios (tipicamente do time de Marketing);
  • Plataforma de Desenvolvimento: O SharePoint evoluiu de um simples armazém de documentos para uma plataforma de desenvolvimento, baseada em ASP.NET (server-side) e HTML5+JS (client-side). Dá para construir soluções bem bacanas usando o SharePoint como base e, assim, evitar de se reescrever a roda em coisas como autenticação, autorização, armazenagem de documentos, workflow

SharePoint na Lambda3

Hoje estamos usando o SharePoint Online como nossa “intranet” e estamos conduzindo um estudo de viabilidade de uso do SharePoint como nosso site institucional. Porém, ainda temos um trabalho de disseminação de conteúdo para que todos na empresa possam aprender a tirar o melhor proveito do SharePoint. Por isso me ofereci para fazer uma sessão de brown bag sobre o SharePoint para o time da Lambda3. Vamos ver como vai se desenrolar. Depois compartilho com vocês!

Para saber mais

A Microsoft tem um portal de treinamentos online de SharePoint, disponível em http://msdn.microsoft.com/en-us/sharepoint/aa905692.aspx. Se quiser aprender a desenvolver soluções baseadas em SharePoint, sugiro o SharePoint Dev Center em http://msdn.microsoft.com/en-us/sharepoint/aa905688.aspx.

Um abraço,
Igor